Business case de governança: traduzir dado ruim em dinheiro

Quem pede orçamento para governança de dados costuma apresentar o problema em vocabulário técnico: duplicidade, inconsistência, falta de padrão. Quem aprova orçamento decide em outro vocabulário: perda, risco, capital de giro, multa.

A tradução entre os dois é o business case. Sem ela, o pedido compete em desvantagem com projetos que já vêm com número.

Onde o dado ruim custa dinheiro

Cinco fontes cobrem a maioria dos casos:

• Compra fragmentada. O mesmo item cadastrado três vezes impede consolidar volume e perder poder de negociação é perda direta de desconto.
• Estoque duplicado. Item duplicado gera estoque de segurança duplicado, e capital parado tem custo mensal conhecido.
• Retrabalho. Horas gastas conferindo, corrigindo e reconciliando manualmente têm valor-hora e volume mensuráveis.
• Nota rejeitada e entrega devolvida. Endereço e dado fiscal errados geram custo de frete, de refaturamento e de atendimento.
• Exposição regulatória. Aqui não se estima economia, se estima risco: probabilidade vezes impacto.

Como medir sem projeto de seis meses

Não tente medir tudo. Escolha uma fonte, meça bem e extrapole com honestidade declarada.

Exemplo de recorte defensável: pegue os cem itens de maior gasto, identifique quantos têm duplicata, calcule a diferença de preço entre as compras do mesmo item sob códigos diferentes no último ano. Isso dá uma perda observada, não estimada — e perda observada é o que sustenta a conversa.

Depois declare a extrapolação em voz alta: "medimos 3% da base e encontramos R$ X; se a taxa se mantiver, o total é da ordem de Y". Quem aprova respeita a ressalva; o que destrói credibilidade é número redondo sem origem.

O que colocar na única página

Situação atual com um número medido. O que acontece se nada for feito, em doze meses. O que se propõe, em três frases. Custo, dividido entre pessoas, ferramenta e tempo. Ganho esperado com a premissa explícita. E o indicador que provará se funcionou.

Uma página. O anexo pode ter trinta.

Prometa o que dá para sustentar

O business case aprovado vira compromisso. Prometer 80% de redução de duplicidade em três meses garante a aprovação e a derrota no trimestre seguinte.

Prefira meta modesta com prazo curto e revisão declarada. Programa de governança se sustenta por acúmulo de entregas críveis, não por um número grande no início.

Quem apresenta

Se possível, quem sente a dor — compras, fiscal, operação. O pedido feito pela área que perde dinheiro tem outro peso que o mesmo pedido feito pela área de dados. O time de governança prepara a conta; o dono do processo defende.